檔案管理工作對于學校正常教學工作的開展具有重要的意義，在學校的健康飛速發(fā)展中承擔后勤保障的作用。它主要負責學校教學科研活動、交流和管理的記錄，是體現(xiàn)一個學校教學和辦學水平的標志。隨著信息時代的到來，如何提高檔案管理科學化水平，成為眾多高校普遍關(guān)注的課題。

　　1 檔案管理中存在的問題

　　高校檔案管理的程序比較復雜，由于管理結(jié)構(gòu)和管理層次的滯后，傳統(tǒng)檔案管理模式仍是目前主要的管理方法，嚴重制約了科學化檔案管理的發(fā)展水平。

　　1.1 管理方式較為落后

　　當今高校的檔案管理，主要還是傳統(tǒng)的手段和模式。無論是材質(zhì)分析、檔案管理環(huán)境和檔案保管方法上都沒有創(chuàng)新。他們大多認為檔案管理是一件機密的事情，所以把檔案束之高閣，放在極為隱蔽的地方，這就造成了檔案借閱的不方便，查閱困難。還有就是檔案管理人員沒有認識到自己的職責，沒有認識到自己是服務(wù)者，檔案管理模式還存在很大的不足，無法充分自主地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，造成資源的極大浪費。

　　1.2 服務(wù)模式較為單一

　　傳統(tǒng)的館藏結(jié)構(gòu)導致了服務(wù)模式較為單一，沒有跟隨時代的腳步發(fā)簪。檔案管理的工作并非只有傳統(tǒng)的文書整理、收納，還應(yīng)該加強信息化的管理。還有就是很多檔案管理都是封閉性的，這就導致了只有學校需要的時候才會打開館藏，無法充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能，就連平素師生的需求都無法滿足，大大流失了檔案管理的服務(wù)職能。

　　1.3 管理手段較為落后

　　管理手段大多數(shù)還是傳統(tǒng)的手工整理，對于信息化的應(yīng)用還不健全，管理機制較為落后，無法利用計算機進行館藏資料的有效整理。雖然很多高校將計算機檔案管理列入日程，但是目前來看執(zhí)行的效果一般，大多流于形式。

　　1.4 管理人員素質(zhì)有待提高

　　目前檔案管理在學校的教學工作中還得不到足夠的重視，雖然高校已經(jīng)開始為檔案管理配備一定的人力物力資源，但是由于傳統(tǒng)服務(wù)模式的影響，很多檔案管理人員無法認識到自己服務(wù)者的角色，大多都是被動提供服務(wù)。很多管理人員的專業(yè)素養(yǎng)也不夠，大多都為年齡偏大的職工，對于計算機技術(shù)的熟練程度還是很低的。對檔案資源也不甚了解，無法主動提供服務(wù)，再加上很多高校都沒有把檔案管理人員的培訓工作列入學校工作，所以就導致了檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，難以適應(yīng)信息時代的檔案管理工作。

　　2 提高高校檔案管理科學化水平的途徑

　　信息時代對于檔案管理工作提出了新要求，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)當下的檔案管理工作。計算機技術(shù)的引進對于檔案管理科學化水平是一個機遇也是一個挑戰(zhàn)，如何優(yōu)化當前檔案管理模式，提高科學化水平，是關(guān)乎高校能否健康發(fā)展的關(guān)鍵因素。

　　2.1 樹立正確的觀念，提高重視程度

　　正確的觀念是檔案管理科學化進程的第一步，只有學校領(lǐng)導方面給予足夠的重視，將檔案管理工作納入學校正常的教學秩序中，充分認識到檔案管理的重要性和對學校的影響，將其作為一項不可或缺的工作納入學校長期的發(fā)展計劃中，以《檔案法》為依據(jù)，讓師生養(yǎng)成在日常教學活動和科研中進行檔案管理的意識，全面提高對檔案管理的重視程度，為科學化管理模式打下堅實的基礎(chǔ)。

　　在此基礎(chǔ)上可以建立專門的檔案管理小組，一般由校長等學校的領(lǐng)導來直接負責，各部門的負責人也要參與其中，通過專門的管理小組來實現(xiàn)檔案管理中各項事務(wù)的有序進行，比如經(jīng)費、管理手段和管理設(shè)備采購等問題的決策。構(gòu)建一個全新的檔案管理環(huán)境，摒棄傳統(tǒng)檔案管理模式，真正實現(xiàn)與時俱進，科學化管理檔案。

　　2.2 建立科學的檔案管理工作機制

　　一個科學的檔案管理工作機制是能否順利完成檔案管理的關(guān)鍵因素，完善的工作機制可以保證檔案管理科學規(guī)范，有序開展，同時也需要全體師生和學校方面的共同努力。首先要建立基本的檔案管理制度，通過考核來完善，并付諸實踐;其次是要將檔案管理工作納入到每一個部門的考核中，對于具體的部門是否完成了工作進行嚴格考察，并關(guān)聯(lián)到每一個人的年終考評和晉升考評，提高人們科學化管理檔案的意識，實現(xiàn)檔案管理的全方位和高質(zhì)量開展;最后是要對高校中具體部門的檔案管理提出一個具體的明細要求，建立責任制，實現(xiàn)檔案管理的有據(jù)可考，立卷嚴格，立案保護，不斷完善科學的檔案管理機制。

　　2. 3 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

　　一只好的人才隊伍是做好檔案管理的核心。隨著檔案管理工作越來越受到重視，學校方面也提供了大量的資源支持。在信息化時代，要不斷完善人員配置和素質(zhì)提高，進行定期的培訓工作，尤其是計算機技術(shù)的應(yīng)用。加強檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)知識，同時也要提高管理人員的服務(wù)意識，認識到檔案管理師一項服務(wù)工作，要主動提供服務(wù)，而不能一味的做被動服務(wù)索求者。可以通過建立一系列的現(xiàn)代管理方法，比如配備索引工具、建立數(shù)據(jù)庫、加強個人檔案管理等來提高服務(wù)態(tài)度和服務(wù)質(zhì)量。

　　3 結(jié)論

　　檔案管理在高校正常教學秩序的運轉(zhuǎn)中具有重要的意義，也是學校健康發(fā)展的基礎(chǔ)。信息化時代的到來，對于提高檔案管理的科學化水平提出了新的要求。相關(guān)單位和部門應(yīng)該認識到目前檔案管理中存在的問題，加強重視程度，建立科學管理機制，提高管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平以及服務(wù)意識來加強檔案管理的科學化和現(xiàn)代化，與時俱進，促進高校健康發(fā)展。

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