行政秘書是每個公司企業(yè)都不可缺少的一個職位，行政秘書的工作內(nèi)容以公司運(yùn)營保障為主，工作內(nèi)容較多元化，但較基礎(chǔ)的文書寫作、檔案管理，熟練使用操作辦公自動化設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等。本文是一篇貴州職稱論文發(fā)表范文，主要論述了高校二級院系行政秘書現(xiàn)狀及對策研究。

 　　摘　要：高校二級院系行政秘書承擔(dān)了辦公室中的大部分工作內(nèi)容，保障了院系的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，是高校行政管理隊(duì)伍中的重要力量。行政秘書日常工作繁重，工作職責(zé)范圍涉及面廣，工作特點(diǎn)明顯。筆者針對目前行政秘書的現(xiàn)狀及存在的普遍性問題進(jìn)行剖析，并提出了改進(jìn)對策。

　　關(guān)鍵詞：二級院系,行政秘書,對策研究

　　目前，我國高校的二級院系辦公室是高校管理層和各職能部門之間進(jìn)行溝通傳遞信息的紐帶，是依據(jù)上級和職能部門的黨政宗旨開展具體工作的基層單位。院系行政秘書是在高校管理者的領(lǐng)導(dǎo)下，輔助高校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行高校行政工作的關(guān)鍵崗位，是高校管理層級基礎(chǔ)的工作人員，由于高校院系行政秘書在高校教育體制中負(fù)責(zé)內(nèi)外的溝通和聯(lián)系，上下層級的下達(dá)和上傳，左右的協(xié)同和調(diào)整，起到中樞橋梁作用，是非常重要、不可或缺的一部分。

　　一、院系行政秘書的工作特點(diǎn)

　　根據(jù)高校規(guī)模，院系秘書分為行政秘書、教學(xué)秘書、科研秘書、黨務(wù)秘書等。但是，一般情況下，僅分為教學(xué)秘書和行政秘書，其中行政秘書肩負(fù)教學(xué)秘書以外的所有工作。院系行政秘書的日常工作十分煩瑣，工作范圍涉及面廣、繁雜瑣碎，主要有以下特點(diǎn)。

　　1.院系行政秘書工作的繁瑣性與反復(fù)性

　　行政秘書每天都有大量繁雜的工作要處理，很多時候是好幾件事情一起辦，要與不同的人員接觸，解決他們提出的問題，實(shí)際工作內(nèi)容特別繁瑣。經(jīng)常有需要反復(fù)辦理的事情，也經(jīng)常會有突發(fā)事情需要及時處理。

　　2.院系行政秘書工作的輔助性和參謀性

　　院系行政秘書的工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨(dú)立存在，是在領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)上級部門的指揮下，輔助其完成各項(xiàng)工作。院系行政秘書本身沒有決定權(quán)，但是，他們懂得高校、教育、行政等各方面政策、熟悉高校的各類資源配置，能夠積極傾聽、收集整理教師與學(xué)生的意見，能及時準(zhǔn)確的為領(lǐng)導(dǎo)提供各種數(shù)據(jù)，為院系領(lǐng)導(dǎo)做出決策出謀獻(xiàn)策，提供輔助性的建議和計(jì)劃，成為高校領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。

　　3.院系行政秘書工作的服務(wù)性和創(chuàng)造性

　　院系行政秘書工作區(qū)別于其他企事業(yè)單位行政秘書最重要的特性是服務(wù)性。院系行政秘書是維持高校工作良性運(yùn)作和協(xié)調(diào)各種關(guān)系的角色，其維持的手段和方式就是服務(wù)，既要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)教師，也要服務(wù)學(xué)生。在領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生間做好溝通交流工作，但是行政秘書也要積極發(fā)揮自己的創(chuàng)造性，隨著行政秘書辦公技術(shù)的發(fā)展，行政秘書的智商性服務(wù)將成為行政秘書職業(yè)的主旋律，因此行政秘書要在堅(jiān)守服務(wù)性的同時，用于創(chuàng)新，以新的觀念、新的方法、新的手段處理問題。

　　二、院系行政秘書的工作現(xiàn)狀

　　1.重視程度和承認(rèn)度不足，經(jīng)濟(jì)待遇較低

　　目前大家受一些傳統(tǒng)的思想觀念的影響，對于高校行政秘書的工作性質(zhì)沒有形成正確的認(rèn)識，很多高校工作人員上到高校管理者，下到教師、學(xué)生，他們對于行政秘書的認(rèn)識比較片面，認(rèn)為就是倒水跑腿的，誰人都可以勝任，其從事的工作沒有任何難度。因此，行政秘書工作得不到重視和承認(rèn)就會導(dǎo)致行政秘書的經(jīng)濟(jì)待遇偏低，尤其是在當(dāng)下的高校的教育改革分配制度在向教學(xué)一線傾斜的情況下，教學(xué)教師的薪酬水平得到提升，而行政秘書由于屬于行政人員，其經(jīng)濟(jì)收入來源單一，與教學(xué)教師待遇差距比較大。

　　2.綜合能力要求高，整體業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

　　行政秘書從事的工作涉及方方面面，需要過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，但是，很多高校院系行政秘書非科班出身，所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，沒有接受過正式的行政管理及秘書上崗職業(yè)培訓(xùn)，未經(jīng)歷過教育學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)，每天忙于日常煩瑣事務(wù)中，業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、技能培訓(xùn)的時間被擠占，相當(dāng)一部分人專業(yè)知識缺乏、業(yè)務(wù)技能得不到提升，行政秘書隊(duì)伍的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

　　3.職稱職務(wù)晉升相對困難

　　在高校專業(yè)技術(shù)職稱評聘上，行政秘書不像教學(xué)教師的職稱評定有一套完整的評價體系，且評定所占比例非常的低。在評定職稱中，往往忽視了秘書的特殊性，行政秘書的工作不像教師那樣能在一定的時期內(nèi)獲得成果，行政秘書從事的工作都是細(xì)微的、不易被發(fā)現(xiàn)的、不能成為自己的個人成果。在職務(wù)晉升上，管理崗位人員職級晉升渠道相對狹窄，晉升的機(jī)會也很少，職務(wù)晉升遇到障礙。

　　4.職業(yè)病嚴(yán)重

　　高校行政秘書工作性質(zhì)的特殊性，決定了他們需一直伏案工作，缺乏體力勞動和鍛煉。高校部分配套的工作椅不太符合人體工學(xué)的設(shè)計(jì)，行政秘書工作時間長，易產(chǎn)生職業(yè)病。視力下降、頸錐病、咽炎、肩周炎、腰肌勞損、靜脈曲張、內(nèi)分泌失調(diào)等已成為影響行政秘書身體健康的疾病，甚至部分人員出現(xiàn)抑郁。各年齡段的行政秘書職業(yè)病的發(fā)病率與年齡成正比，且隨著年齡的增大，有些行政秘書患上多種職業(yè)病。

　　三、加強(qiáng)院系行政秘書工作的對策研究

　　1.轉(zhuǎn)變思想觀念，提高重視程度

　　高校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，認(rèn)識到行政秘書角色的重要性，因?yàn)楫?dāng)前秘書是為領(lǐng)導(dǎo)提供全面和全程的服務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)從大量的事務(wù)性工作中脫身，全身心的投入到高層決策中。高校辦公室工作具有很強(qiáng)的綜合性，行政秘書需具備較強(qiáng)的管理能力與綜合素質(zhì)能力才能做好各項(xiàng)工作，大家應(yīng)該改變以往對行政秘書片面的認(rèn)識。領(lǐng)導(dǎo)要充分肯定行政秘書的工作業(yè)績，及時表揚(yáng)行政秘書的工作，在生活上應(yīng)進(jìn)行人文關(guān)懷，增強(qiáng)行政秘書的幸福感。

　　2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升職業(yè)知識技能

　　首先，行政秘書應(yīng)樹立學(xué)無止境，用有所長的觀念。通過自我學(xué)習(xí)不斷的完善知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平。

　　其次，高校應(yīng)將行政秘書的建設(shè)納人全校師資培訓(xùn)的計(jì)劃中，制定切實(shí)可行的短、中、長期培訓(xùn)計(jì)劃，從經(jīng)費(fèi)、政策上給予保證和支持。開展行政秘書崗前、崗中培訓(xùn)，組織行政秘書學(xué)習(xí)高等教育學(xué)、教育管理學(xué)、教育心理學(xué)、高等教育法規(guī)、組織行為學(xué)及公文寫作、檔案管理、個人形象禮儀、辦公軟件操作、財務(wù)報賬、OA系統(tǒng)、飛信、微信等方面的知識與技能，全方位、多渠道地加強(qiáng)行政秘書培訓(xùn)，提高其理論水平和專業(yè)技能。

　　最后，高校要組織行政秘書外出參觀，開展經(jīng)驗(yàn)交流活動。高校應(yīng)組織行政秘書參加校內(nèi)外行政管理方面的研討會及經(jīng)驗(yàn)交流會，為行政秘書從日常繁瑣的工作中暫時解脫出來，到校外參觀、學(xué)習(xí)、交流的機(jī)會，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)、管理方法，擴(kuò)大其工作視野，提高其管理水平。

　　3.制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，拓展發(fā)展空間

　　高校應(yīng)將行政秘書職業(yè)發(fā)展規(guī)劃納入到高校整體發(fā)展規(guī)劃中，積極制定完善行政秘書職業(yè)發(fā)展的培訓(xùn)計(jì)劃與流程;建立科學(xué)合理的評價機(jī)制，提供職務(wù)晉升和職稱評聘公平環(huán)境;拓展職業(yè)發(fā)展空間，為行政秘書提供更多可以評定職稱以及崗位晉升的機(jī)會;制定出一套相對合理的量化考核指標(biāo)體系，建立科學(xué)有效的激勵政策，對于工作業(yè)績突出、業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)、優(yōu)秀的行政秘書，給予一定的物質(zhì)獎勵和精神激勵。

　　4.大力開展關(guān)懷院系行政秘書的活動

　　首先，自身要加強(qiáng)健康意識，注意生活節(jié)律的調(diào)整。盡量減少超時工作，按照生物鐘的節(jié)律，保證規(guī)律作息，注意勞逸結(jié)合，對于職業(yè)特征引起的一些易患疾病，要有意識、有針對性地采取預(yù)防措施。

　　其次，改善辦公設(shè)施和辦公環(huán)境。工作椅需要符合人體工學(xué)設(shè)計(jì)，采用有椅背的、有扶手、有椅墊的，更大的桌下空間，移動的椅子。在辦公室栽種一些綠色植物，讓人感到辦公室有活力，舒緩心情，同時大大改善室內(nèi)空氣。

　　四、結(jié)語

　　總的來說，高校二級院系行政秘書是高校行政管理中不可缺少的重要職位，是保障高校教育教學(xué)工作順利進(jìn)行的重要力量，因此我們一定要轉(zhuǎn)變觀念重視院系行政秘書隊(duì)伍的建設(shè)。只有加強(qiáng)院系行政秘書人員管理素質(zhì)的整體水平，才能面對新形勢、新挑戰(zhàn)以出色地完成高校的管理工作，對于院系的健康、可持續(xù)發(fā)展和高等院校的建設(shè)與發(fā)展都有著十分重要的意義。

　　秘書職稱論文發(fā)表期刊推薦《職場》是由《中國經(jīng)營報》社主辦，是中國第一本新銳時尚類工作雜志，創(chuàng)刊于2006年3月8日，該刊幫你在變幻莫測的工作環(huán)境中輕松愉快的面對各種變遷和挑戰(zhàn)，這里有先進(jìn)的管理理念，健康的職場觀念，和諧的企業(yè)內(nèi)部氛圍。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　作者簡介：陳佳(1987-)，女，重慶人，研究生，助教。研究方向：績效考核、行政管理。