摘要：提出了高職院校實驗實習技術檔案管理的必要性、管理范疇，提出了一套規(guī)范化、科學化和行之有效、切實可行的高職院校實驗實習技術檔案管理的管理方法和措施。
　　關鍵詞：高職院校；實驗；實習；檔案管理
　　中圖分類號：G272文章標識碼：A
　　1實驗實習技術檔案的管理的必要性
　　高等職業(yè)技術學院的實驗室與實習場地，是培養(yǎng)學生動手能力、造就高素質(zhì)人才的必要條件。隨著教學改革的深入和實驗技術的飛速發(fā)展與對實驗設備、實驗手段和實習操作的更高要求，實驗室和實習工廠等場地所承擔的教學、科研任務越來越多，實驗室的設備檔次不斷地提高、數(shù)量也不斷地增加。如我校僅從2007年以來，先后投入了約6000萬元購置實驗、實習設備，更新了大批的計算機，補充和更新了網(wǎng)絡、基礎實驗設備和實習裝備，給實驗實習的工作注入了新的活力，促進了教學和科研工作。但是隨著各種高新技術在實驗儀器和設備中的廣泛應用，各種實驗技術問題和設備使用中的技術問題大量涌現(xiàn)。由于實驗實習設施、設備種類繁多，生產(chǎn)廠家各不相同，制造技術和制造工藝參差不齊，加上使用人員的變更，使得實驗實習設備在選型、采購、驗收、使用、維修、改造、報廢及殘值利用等構成的整個運行過程中，造成對技術信息的依賴增加。因此，重視實驗實習技術資料的收集和整理工作，建立一個切實可靠、詳細全面、范圍廣泛、使用方便的實驗實習技術檔案已經(jīng)非常必要。
　　2實驗實習技術檔案的管理范疇
　　2.1基本設施、設備技術檔案
　　主要包括：實驗實習用房數(shù)量、面積、結構、質(zhì)量等資料；實驗室臺、凳、柜等設備配備情況賬、冊、表；實驗室和實習場地的上下水、電、通風、采光、遮光、防盜、防火等設施配備情況；儀器配備和設備設施狀況的賬、冊、表及達標情況；儀器設備工作檔案主要包括入庫驗收、試運行、入賬、正常運行、維護保養(yǎng)、技術革新、維修、報廢銷賬等各環(huán)節(jié)中所形成的資料；實驗實習設備訂貨合同、合格證、裝箱單、最終驗收證明和使用說明書；儀器設備配套情況表，用以記錄儀器設備主件、附件名稱及數(shù)量、附件示意圖等。
　　2.2資金投入檔案
　　主要包括：實驗實習用房、配套設備設施的投資情況；儀器投資情況；維修、改建情況記載；日常實驗實習經(jīng)費開支情況；財務資料的管理：它是學校實驗實習檔案管理的重要環(huán)節(jié)，實驗實習的儀器，種類繁多，價值大，是實驗實習教學的物質(zhì)保障，是學校的重要資產(chǎn)，賬目要每學期進行核對，要做到物物有賬，賬物相符，對報損的儀器也要及時銷賬報廢，賬目要清晰，整潔；另外，儀器應科學存放，教學儀器應分類編號，每柜有柜卡，柜卡填寫規(guī)范，貼放整潔合理，定期核對，做到賬、物、柜卡三統(tǒng)一。
　　2.3實驗實習人員檔案
　　包括實驗實習指導教師、研究人員、工程技術人員、實驗技術人員、管理人員和技工等，他們的檔案資料主要包括：人員姓名、性別、工作時間、教(工)齡、專業(yè)、學歷、培訓、進修、職稱、專(兼)職、獎懲、勞保等。
　　2.4實驗實習管理檔案
　　主要包括：實驗實習工作規(guī)劃、計劃、標準、規(guī)定及要求；實驗室建設及儀器、設備裝備標準；各項規(guī)章制度、人員職責；實驗室設施、設備及儀器的進貨單、驗收入庫單、固定資產(chǎn)明細賬、借用登記冊、丟失報損賠償單、盤點表；實驗實習工作報告、統(tǒng)計報表；儀器、設施、設備的利用、完好、事故、差錯情況；實驗實習工作檢查、考核、評估、總結、獎懲情況；利用房屋、設施、設備進行科研、教改、開放實驗實習場所、開展科技服務、取得效益等情況記載；有關實驗實習工作的會議記錄及其他資料；實驗實習管理文件材料檔案，主要包括國家有關的行政法規(guī)、管理條例、規(guī)定、辦法和實施細則等；實驗實習資產(chǎn)，要建立儀器設備變動賬、實驗實習用房變動表、低值耐用品變動賬、儀器設備更新率統(tǒng)計表、資產(chǎn)原值變動表等用以反映實驗實習資產(chǎn)情況的歷史與現(xiàn)狀，這方面的檔案資料應該長期保存；另外，還應建立易耗品變動賬，但不必長期保存。
　　2.5實驗實習教學檔案
　　主要包括：實驗實習教學規(guī)劃、計劃、教研計劃；各專業(yè)、年級教學大綱、演示和分組實驗實習目錄；各專業(yè)、年級實驗實習課時數(shù)、實驗實習人數(shù)、開出率、成功率；實驗實習記錄、通知單、學生實驗、實習報告冊；實驗實習操作規(guī)程；實驗實習公開課、觀摩課、教研、典型教案、論文發(fā)表、參與上級部門組織的有關活動等情況；各專業(yè)、年級實驗實習競賽、期末考試等成績統(tǒng)計表；校領導聽課、評課記錄；自制教具、課外實驗實習、科技創(chuàng)新活動等資料；實驗實習教學檔案，主要包括實驗實習課程教學大綱、實驗實習教材或指導書、實驗項目卡；實驗實習課程計劃申請表，實驗實習教學任務書、實驗實習安排表、實驗實習報告樣本、實驗實習考試考核試卷和分析記錄及成績單；教學、科研實驗和社會服務記錄資料等。
　　2.6其他資料檔案
　　主要包括：上級下發(fā)的有關文件、批復；實驗實習工作訂閱的報刊、雜志、參考書等；實驗實習工作的圖片、錄像資料等；外地、本校實驗室、實驗教學和實習工作經(jīng)驗材料。
　　3加強高職院校實驗實習技術檔案的科學化和規(guī)范化管理
　　3.1理順管理體制，完善現(xiàn)代化管理網(wǎng)絡，建立有效運行機制
　　高職院校實驗實習技術檔案現(xiàn)代化管理體制是指高職院校檔案現(xiàn)代化管理工作的隸屬關系、機構設置、職權范圍等組織制度。實驗實習技術檔案現(xiàn)代化管理的核心問題是明確實驗實習技術檔案的主管部門，建立有效運行的現(xiàn)代化機制。實驗實習技術檔案作為高職院校全部檔案的一部分，納入高職綜合檔案管理部門統(tǒng)一管理。但這并不意味著所有工作由檔案部門來做，檔案部門的職責是管理檔案實體，對全校的檔案工作實施監(jiān)督和指導。因此，必須建立與此相適應的現(xiàn)代化管理網(wǎng)絡和有效運行現(xiàn)代化機制，應該由學院辦公室、教務處、各系室、國資處、后勤等部門合作、協(xié)調(diào)，實施組織保障，將實驗實習技術檔案的收集整理列入實驗實習人員的工作職責。
　　3.2加強實驗實習技術工作與檔案工作的銜接，確保實驗實習技術檔案有效管理和良好利用
　　實驗實習教學人員和檔案人員應從全局出發(fā)，互相配合，共同搞好檔案管理的銜接工作。實驗實習教學管理人員要充分認識到實驗實習技術檔案工作是實驗實習現(xiàn)代化管理工作的一個組成部分，不斷增強檔案現(xiàn)代化管理意識，把實驗實習技術檔案現(xiàn)代化管理工作納入實驗實習教學管理工作的范疇，建立健全實驗實習技術檔案現(xiàn)代化管理工作制度，做到實驗實習技術工作和檔案工作“三同時”,即實驗實習管理人員在制定實驗實習計劃的同時，布置實驗實習文件材料收集；在檢查實驗實習計劃執(zhí)行情況時，同時有檔案人員一起參與檢查實驗實習文件材料積累情況，了解是否符合要求，以便糾正和完善；在實驗實習項目結束時，同時要審理實驗實習技術檔案是否完整、準確、系統(tǒng)，使實驗實習技術檔案的質(zhì)量得到保障。其次，檔案人員指導立卷工作是搞好銜接工作的關鍵，其業(yè)務指導工作必須做到把“規(guī)范化”、“標準化”要求貫穿于實驗實習技術立卷工作的全過程，使檔案現(xiàn)代化管理不間斷，實驗實習技術檔案得到充實和完善。
　　3.3建立實驗實習技術檔案科學的、現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，提高檔案的利用率
　　實驗實習技術檔案管理必須實現(xiàn)管理的科學化，管理技術先進化，及時引進先進的科學技術和先進的設備，充分利用現(xiàn)代手段進行管理、開發(fā)和利用。管理系統(tǒng)應加強同各實驗實習技術部門的聯(lián)系，架起檔案部門和各實驗實習技術部門之間的橋梁。重視檔案現(xiàn)代化管理反饋系統(tǒng)，宣傳國家相關的法規(guī)政策，收集各實驗實習技術部門的有關數(shù)據(jù)并加以整理，撰寫利用效率的分析報告，為檔案利用決策提供咨詢服務，處理檔案利用活動中的善后問題。要設置使用者登記簿，定期或不定期向他們發(fā)放實驗實習技術檔案利用調(diào)查卡等，收集或登記對實驗實習技術檔案利用工作的意見和建議，以及取得經(jīng)濟效益或社會效益情況。通過信息反饋，適時調(diào)整實驗實習技術檔案利用工作的策略，使實驗實習技術檔案管理工作逐步走出一條自我約束、自我完善、自我發(fā)展的新路子。
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