會(huì)計(jì)，今天已成為一門(mén)應(yīng)用廣泛的經(jīng)濟(jì)管理科學(xué)，不管是企業(yè)總裁還是個(gè)體業(yè)主；不管是政府機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，都會(huì)面對(duì)實(shí)際情況而做出經(jīng)濟(jì)決策。伴隨著信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)在社會(huì)生活中的地位越來(lái)越重要，電算化的應(yīng)用已成為會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向。
　　一、會(huì)計(jì)電算化的主要職能
　　首先是會(huì)計(jì)核算電算化。是運(yùn)用計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)核算軟件，完成會(huì)計(jì)核算工作。它面向事后核算，采取一系列專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)核算方法，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理電子化，提供會(huì)計(jì)核算信息，完成會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)工作。包括：設(shè)置會(huì)計(jì)科目、填制會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)帳簿、進(jìn)行成本計(jì)算和編制會(huì)計(jì)報(bào)表等。其內(nèi)容包括：帳務(wù)處理、工資、固定資產(chǎn)、存貨、成本、銷(xiāo)售、往來(lái)帳款的核算和報(bào)表的處理。
　　其次是會(huì)計(jì)管理電算化。是在會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)上，借助計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)管理軟件，對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行深層加工，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)管理職能，廣泛采用會(huì)計(jì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、運(yùn)籌學(xué)和數(shù)量經(jīng)濟(jì)學(xué)等方法，提供管理上所需要的各種財(cái)務(wù)信息。其作用是：（1）對(duì)資金運(yùn)動(dòng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)監(jiān)督控制職能。（2）對(duì)貨幣資金及應(yīng)收帳款的管理。（3）對(duì)股票投資、債券投資、設(shè)備投資的管理。（4）對(duì)銷(xiāo)售收入、銷(xiāo)售成本的管理以及價(jià)格、利潤(rùn)分配的預(yù)測(cè)和財(cái)務(wù)狀況及贏利能力的分析。
　　二、會(huì)計(jì)電算化與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的區(qū)別及優(yōu)勢(shì)
　　第一，改變?cè)�有的組織體系。原有的組織機(jī)構(gòu)在考慮企業(yè)規(guī)模、業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、管理要求和會(huì)計(jì)信息需要，一般設(shè)置以下幾個(gè)小組：（1）采購(gòu)和應(yīng)付款組。負(fù)責(zé)反映監(jiān)督采購(gòu)業(yè)務(wù)，檢查全部采購(gòu)原始憑證是否已經(jīng)過(guò)采購(gòu)部門(mén)和主管會(huì)計(jì)人員批準(zhǔn)。核算采購(gòu)成本，反映在途商品，登記應(yīng)付款明細(xì)帳，經(jīng)審核的發(fā)票在本組填付款單，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署后支付。（2）銷(xiāo)售和應(yīng)收款組。負(fù)責(zé)反映和監(jiān)督銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，審核銷(xiāo)售發(fā)票及有關(guān)憑證并按編號(hào)順序登記，同時(shí)負(fù)責(zé)收貨款和發(fā)出商品，并經(jīng)常或定期向有關(guān)部門(mén)反映應(yīng)收帳款的明細(xì)情況和編制商品銷(xiāo)售分析報(bào)告。（3）工資核算組。負(fù)責(zé)監(jiān)督工資資金，控制工資支出總額，審核和核算職工工資額，編制工資單。（4）倉(cāng)庫(kù)核算組。負(fù)責(zé)審核各倉(cāng)庫(kù)的收、發(fā)、領(lǐng)、退商品材料物資的憑證，檢查帳存與實(shí)存是否相等。（5）固定資產(chǎn)核算組。負(fù)責(zé)登記企業(yè)廠房設(shè)備及其他固定資產(chǎn)的分類(lèi)帳和折舊帳以及在建工程有關(guān)帳戶(hù)。（6）成本核算組。負(fù)責(zé)計(jì)算登記基本生產(chǎn)、輔助生產(chǎn)、制造費(fèi)用和管理費(fèi)用等明細(xì)分類(lèi)帳，按期編制生產(chǎn)成本報(bào)表并進(jìn)行成本分析。（7）對(duì)外投資核算組。負(fù)責(zé)登記企業(yè)對(duì)外投資（長(zhǎng)期或短期）的有關(guān)帳簿。（8）總帳報(bào)表組。負(fù)責(zé)匯總記帳憑證的登記，總帳的登記及報(bào)表的編制。以上各組少者一人，多者若干人。電算化簡(jiǎn)化了繁瑣的組織程序，它以數(shù)據(jù)不同的形態(tài)為依據(jù)，將手工核算時(shí)數(shù)據(jù)分散收集、各自處理、重復(fù)記錄的方式，改變成集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方式。會(huì)計(jì)人員不但要精通本專(zhuān)業(yè)，還要熟悉計(jì)算機(jī)。
　　第二，改變會(huì)計(jì)核算形式。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算形式是：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，經(jīng)辦人員需填制或取得原始憑證，經(jīng)會(huì)計(jì)人員審核整理后按照設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)科目，運(yùn)用復(fù)式記帳法，編制記帳憑證并據(jù)以登記帳簿。對(duì)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，需要成本計(jì)算，進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄時(shí)，要經(jīng)過(guò)財(cái)產(chǎn)清查加以核實(shí)，在保證帳實(shí)相符的基礎(chǔ)上定期編制會(huì)計(jì)報(bào)表。在會(huì)計(jì)電算化信息中，完全可以從所要達(dá)到的目標(biāo)出發(fā)，設(shè)計(jì)出更適合計(jì)算機(jī)處理、效率更高、數(shù)據(jù)流程更加合理的帳務(wù)處理形式。在會(huì)計(jì)核算時(shí)，會(huì)計(jì)人員不必在考慮運(yùn)用何種計(jì)算程序和方法，只要會(huì)計(jì)軟件提供的記帳程序是正確的執(zhí)行記帳功能，計(jì)算機(jī)就可以高速、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確地完成記帳工作。這樣既減輕了財(cái)會(huì)人員的工作強(qiáng)度，又提高了會(huì)計(jì)的工作效益。
　　第三，改變?cè)�有的�?nèi)部控制制度。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)一般由會(huì)計(jì)師根據(jù)會(huì)計(jì)法規(guī)準(zhǔn)則，上級(jí)主管制定的會(huì)計(jì)制度，參照行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)企業(yè)工作需要擬訂的內(nèi)部控制，通過(guò)憑證傳遞，相互校驗(yàn)、校對(duì)來(lái)實(shí)現(xiàn)，靠帳簿之間互相校對(duì)來(lái)實(shí)現(xiàn)的差錯(cuò)糾錯(cuò)控制。而會(huì)計(jì)電算化計(jì)算機(jī)處理部門(mén)，實(shí)行了嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度，會(huì)計(jì)軟件增加了權(quán)限控制，數(shù)據(jù)處理高度自動(dòng)化，帳冊(cè)、報(bào)表根據(jù)要求來(lái)設(shè)計(jì)。各類(lèi)會(huì)計(jì)人員有自己的操作密碼和操作權(quán)限，系統(tǒng)本身增加了各種自動(dòng)平衡核驗(yàn)措施。這樣使會(huì)計(jì)工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
　　第四，改變帳表信息的存儲(chǔ)方式、輸出方式和會(huì)計(jì)擋案的保管形式。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)帳簿和報(bào)表都是紙張介質(zhì)，易破損不易保存。會(huì)計(jì)電算化的帳簿和報(bào)表光盤(pán)、電磁介質(zhì)易保存、不易破損、存儲(chǔ)信息量大、查詢(xún)速度快等。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中各類(lèi)帳目都是嚴(yán)格區(qū)分的，而電算化信息系統(tǒng)中，帳簿所需的數(shù)據(jù)是以數(shù)據(jù)庫(kù)文件的形式保存，當(dāng)需要輸出這些帳簿時(shí)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)從數(shù)據(jù)庫(kù)文件中依次按相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行挑選，然后按照格式將所需帳簿顯示在屏幕或從打印機(jī)中輸出。簡(jiǎn)便而快捷，省時(shí)又省力大大提高了工作效率。
　　第五，促進(jìn)了會(huì)計(jì)的職能轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)職能是會(huì)計(jì)人員整天忙于記帳、算帳、報(bào)帳。而采用電算化會(huì)計(jì)后，會(huì)計(jì)人員有時(shí)間利用信息積極參與管理，參與經(jīng)營(yíng)決策，促進(jìn)了會(huì)計(jì)的職能的轉(zhuǎn)變。
　　第六，進(jìn)一步強(qiáng)化了會(huì)計(jì)的管理職能。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理，大部分預(yù)測(cè)、決策工作需要依賴(lài)管理者個(gè)人的主觀判斷。而電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，管理人員借助先進(jìn)的管理軟件工具，可以將已有的會(huì)計(jì)管理模型在計(jì)算機(jī)中得以實(shí)現(xiàn)，并根據(jù)計(jì)算機(jī)所提供的信息開(kāi)展分析，結(jié)合具體情況比較研究，評(píng)定單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況以及經(jīng)濟(jì)效益，從研究已發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)入手，著重對(duì)未來(lái)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的指導(dǎo)和決策。繼而進(jìn)行會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)，編制財(cái)務(wù)計(jì)劃，并進(jìn)行會(huì)計(jì)控制。同時(shí)又可以不斷研制和建立新的計(jì)算機(jī)管理模型，使管理人員利用計(jì)算機(jī)管理模型迅速地存儲(chǔ)、傳遞以及取出大量的會(huì)計(jì)核算信息和資料，從而進(jìn)行各種復(fù)雜的數(shù)量分析，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地進(jìn)行會(huì)計(jì)管理分析和決策工作。
　　綜上所述，會(huì)計(jì)的改革和發(fā)展需要電算化，會(huì)計(jì)工作改革和發(fā)展的主要目標(biāo)是提供更準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、具體的會(huì)計(jì)信息。會(huì)計(jì)方法和會(huì)計(jì)工作組織的發(fā)展變化，對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理水平提出了新的挑戰(zhàn)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)以市場(chǎng)為導(dǎo)向組織生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)，競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，必須掌握經(jīng)濟(jì)信息，才能對(duì)付瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)形勢(shì)，取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)才能得到生存和發(fā)展。財(cái)務(wù)管理信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的收集、傳輸和綜合利用，能有助于促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展，有助于能源材料等資源的合理配置，充分開(kāi)發(fā)和利用財(cái)務(wù)信息資源，方能根據(jù)企業(yè)內(nèi)部條件外部環(huán)境，確定正確的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)方針。利用信息、抓住機(jī)遇、開(kāi)拓市場(chǎng)，才能大幅度提高物質(zhì)資源的利用率，提高生產(chǎn)附加值和經(jīng)濟(jì)集約化程度。一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況如何，各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的比重結(jié)構(gòu)經(jīng)濟(jì)前景，都需要會(huì)計(jì)及時(shí)提供信息才能掌握。所以財(cái)務(wù)信息是企業(yè)的生命，企業(yè)只有全面及時(shí)地掌握財(cái)務(wù)信息，才能充分掌握時(shí)機(jī)，獲取勝利。社會(huì)進(jìn)入了信息時(shí)代，會(huì)計(jì)電算化是時(shí)展的必然；是管理現(xiàn)代化的需要；是會(huì)計(jì)自身改革和發(fā)展的必由之路。為適應(yīng)這種改革和發(fā)展的要求，會(huì)計(jì)工作必須實(shí)現(xiàn)電算化。