摘要：隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息的管理技術(shù)和信息的開放利用已經(jīng)成為衡量社會進步程度和科學技術(shù)水平的標志。做為高職院校，傳統(tǒng)的檔案管理工作已越來越不適應新形勢下的檔案管理工作，高職院校的檔案管理工作改革創(chuàng)新已迫在眉睫。

　　關(guān)鍵詞：教育職稱論文,檔案管理,信息化建設(shè)

　　一、 高職院校檔案管理工作的制約因素

　　(1) 檔案管理隊伍整體素質(zhì)偏低。從目前大多數(shù)高職院校來看，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學高效的檔案管理隊伍。一方面，專職檔案工作人員的學歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)都不盡合理。另一方面，高職院校各部門的兼職檔案員幾乎都未接受過檔案管理專業(yè)的專門培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識、基本技能。

　　(2) 基礎(chǔ)設(shè)施簡陋。由于大多數(shù)高職院校是在原中專學校基礎(chǔ)上升格而成，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，即使是千方百計擠出資金進行基本建設(shè)，也只能是重點建設(shè)與教學科研緊密相關(guān)的項目，無資金投入檔案管理建設(shè)。

　　(3) 數(shù)字化建設(shè)水平低。沒有計算機的檔案室，檔案數(shù)字化管理是一片空白;有計算機的檔案室，檔案數(shù)字化管理水平也較低。同時，有的高職院校檔案室雖然實現(xiàn)了內(nèi)部數(shù)字化管理，但未與外界聯(lián)網(wǎng)，也談不上真正的數(shù)字化管理。

　　(4) 檔案管理現(xiàn)代化的意識不強。當前，在一些高職院校中，有的人思想觀念落后，缺乏與時俱進的思想意識，缺乏創(chuàng)新思維，甚至一些領(lǐng)導對加強檔案工作現(xiàn)代化認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

　　(5) 管理體制與機制。管理不順，機制不活，是制約檔案信息化建設(shè)的重要因素之一。一是“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”的檔案管理體制在高職院校未得到真正的形成;二是檔案管理制度不完善;三是管理方法落后，有的高職院校仍沿用中專管理模式管理檔案，已不適應檔案信息化管理的要求。

　　這些問題的存在，在很大程度上制約了檔案信息化建設(shè)的進程。

　　二、 高職院校檔案信息化建設(shè)的意義

　　(1) 直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效。文書檔案管理工作實現(xiàn)了向微機處理的管理轉(zhuǎn)變后，就可把按“卷”立卷歸檔改為按“件”整理歸檔。而且可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，提高了歸檔管理水平。

　　(2) 有利于遺漏文件的補漏增缺。微機管理，文檔按“件”整理微機歸檔，文件插入就十分方便了，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了，省時省力，就會給工作人員以充分地時間去提高業(yè)務水平。

　　(3) 利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。微機的應用，擺脫了以往的經(jīng)驗式的管理模式，完成了檔案管理由案卷級向文件級管理的轉(zhuǎn)變，將手工立卷變?yōu)槲�機自動管理，極大提高文書檔案管理與利用的質(zhì)量、精度和效率，實現(xiàn)了文書檔案管理工作及服務水平質(zhì)的飛躍。

　　三、 加強高職院校檔案信息化建設(shè)的對策

　　(1) 強化檔案管理現(xiàn)代化意識。首先強化各級領(lǐng)導的現(xiàn)代化管理意識，領(lǐng)導的現(xiàn)代化管理意識加強了，才會領(lǐng)導組織好檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。隨著檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，對檔案人員提出了更高的知識能力及素質(zhì)要求，必須了解和掌握檔案信息化管理理論，電子計算機技術(shù)等現(xiàn)代化知識。

　　(2) 做好檔案業(yè)務基礎(chǔ)工作以適應現(xiàn)代化管理需要。眾所周知，計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具，其首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前提的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。

　　(3) 檔案要想在新時代有效地發(fā)揮其職能并取得一席之地，就必須重視檔案人才的培養(yǎng)，有一支過硬的專業(yè)技術(shù)隊伍，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的保證。檔案管理人員應是掌握尖端技術(shù)、通曉檔案信息專業(yè)知識，有較強的規(guī)劃能力，能夠承擔多項專業(yè)工作任務的復合型的人才。作為應用性很強的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案信息人才，我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識，新技能，以滿足時代的需要。

　　(4) 加強經(jīng)費投入，夯實物質(zhì)基礎(chǔ)。一方面，各級政府要依法增加高職教育的經(jīng)費投入，以便高職院校有可靠的資金投入檔案信息化建設(shè)，另一方面，高職院校要多方籌措資金投入專項資金進行檔案信息化建設(shè)。

　　(5) 重視檔案管理的標準化，為防止檔案管理中出現(xiàn)無章可循，無法可依局面，檔案管理現(xiàn)代化首先要實現(xiàn)檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現(xiàn)代化。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經(jīng)濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究和發(fā)展的重要手段。

　　(6) 正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手中操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。檔案管理的基礎(chǔ)工作主要靠的還是手工作業(yè)。我們必須正視這個現(xiàn)實，不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作，因此，我們既要積極引進現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機結(jié)合起來。

　　結(jié)束語

　　綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化是一個循序漸進的過程，做為高職院校要認清形勢，正視困難和問題，用發(fā)展的眼光解決前進中的問題。做為檔案工作者應加強工作責任感，樹立現(xiàn)代化管理理念，努力用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案，以適應時展的要求，就一定能實現(xiàn)檔案管理信息化這一目標。

　　參考文獻：

　　[1]張洪玲.《檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及預防對策》檔案工作論壇.2006(6)

　　[2]韓幫娣.《論檔案管理現(xiàn)代化工作》檔案工作文集.2004(7)