摘要：本文簡單地敘述了成人教育教學(xué)秘書與教學(xué)檔案管理的關(guān)系，并指出成人教育教學(xué)秘書應(yīng)關(guān)注教學(xué)檔案的收集整理工作、安全保存、合理利用等方面的工作，以更好地為教學(xué)實踐服務(wù)。
　　關(guān)鍵詞：成人教育；教學(xué)秘書；教學(xué)檔案；管理效果
　　
　　目前，由于社會進步，學(xué)歷教育已經(jīng)成為我國大學(xué)教育的重頭戲，特別是其中以“學(xué)以致用、滿足社會”為宗旨的成人教育近年來發(fā)展速度喜人，招生人數(shù)不斷增加。成人教育學(xué)院的各個系部中，一般都會設(shè)置一至兩名教學(xué)秘書。教學(xué)秘書是教學(xué)工作的輔助性崗位，一般處理與教學(xué)日常管理工作有關(guān)的事務(wù)，屬于辦公室文秘人員，他們的主要職責(zé)是安排教學(xué)計劃、準(zhǔn)備教學(xué)總結(jié)、學(xué)生成績登記、傳達上級會議精神、對外接待等與教學(xué)任務(wù)密切相關(guān)的事務(wù)，很少有系部專配那些專司教學(xué)檔案或者教學(xué)文檔管理工作的教學(xué)秘書。教學(xué)檔案的管理對她們來說，是一種額外的業(yè)務(wù)。很多教學(xué)秘書只是知道收發(fā)文件，傳達會議精神，缺少應(yīng)有的檔案管理意識，經(jīng)常出現(xiàn)工作上的被動局面。因此，運用專業(yè)的科學(xué)知識培訓(xùn)教學(xué)秘書，提升教學(xué)秘書的檔案管理意識和技巧，提高教學(xué)秘書的檔案管理效果，是當(dāng)務(wù)之急。
　　1，成人教育教學(xué)檔案的特點與內(nèi)容
　　根據(jù)成人教育教學(xué)檔案的特點，其管理工作主要包括對本單位一個管理周期內(nèi)全部教學(xué)活動和管理工作真實情況的采集和整理。教學(xué)檔案原始資料的采集、收集工作，是搞好教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)工作，沒有原始資料采集的全面性和真實性，就沒有教學(xué)檔案的科學(xué)性和指導(dǎo)性。由于教學(xué)活動的多樣性、廣延性，參與人員的多方位性、多層次性，且又是一個動態(tài)過程，教學(xué)活動原始資料的采集、收集工作是十分復(fù)雜和難做的，只有參與教學(xué)活動和管理工作全體人員的高度重視和積極參與，才能收到良好的效果，這是做好成人教育教學(xué)檔案管理工作首先要處理和解決好的一個關(guān)鍵問題。以期末考試為例，每個學(xué)期期末考試結(jié)束后，應(yīng)建立相應(yīng)檔案，內(nèi)容應(yīng)包括試題、試卷、學(xué)生成績、考場記錄、試卷與成績分析等信息資料。這不但可以及時做好學(xué)期結(jié)束工作，總結(jié)該課程教學(xué)成績、經(jīng)驗和存在的不足，還可以為下一學(xué)期考試工作提供借鑒，不斷提高考試工作的管理水平。但在實際工作中，有的未能及時做到，有的是信息收集不齊全，有的是試卷成績分析沒做或沒做到位，造成原始信息丟失或失真。可見，成人教育教學(xué)檔案管理工作的特點是載體形式多樣化，雜而面廣，要求嚴(yán)格，必須注意收集和管理，才能實現(xiàn)科學(xué)高效的管理和利用。
　　2，檔案管理人員必備的知識素質(zhì)
　　成人教育教學(xué)檔案的重要性和多樣性要求教學(xué)秘書必須提高檔案意識，提升檔案管理素質(zhì)和水平。所以，教學(xué)秘書必須要盡可能地把自己的精力放在教學(xué)檔案的收集與整理，并通過建立規(guī)章制度，養(yǎng)成習(xí)慣，加強對教學(xué)檔案的管理工作。教學(xué)秘書必須不斷加強學(xué)習(xí)，掌握先進的科學(xué)技術(shù)，通過先進的手段來實現(xiàn)對教學(xué)檔案的管理，并且在管理過程中密切注意利用水平的提高。教學(xué)秘書在檔案管理中，其基本的素質(zhì)要求是應(yīng)該能掌握一定的計算機打字輸入技能，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)強化其檔案專業(yè)性知識的學(xué)習(xí)。比如，要充分了解教學(xué)檔案的性質(zhì)及其分類和特點，教學(xué)檔案的來源及整理，并且規(guī)范化利用教學(xué)檔案去促進教學(xué)改革工作。很多檔案專業(yè)性知識，可能很多教學(xué)秘書都沒有意識到，或者是沒有接觸過，極有必要加強學(xué)習(xí)，熟練掌握，從而促進本單位的教學(xué)進步。
　　3， 教學(xué)秘書應(yīng)提高檔案管理水平
　　3.1教學(xué)秘書應(yīng)把握檔案學(xué)發(fā)展的未來趨勢
　　教學(xué)秘書應(yīng)及時把握檔案學(xué)發(fā)展的未來趨勢，從而順利地做好教學(xué)檔案管理工作。特別是現(xiàn)在面臨著檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展的趨勢，教學(xué)秘書更應(yīng)積極學(xué)習(xí)，扎實工作，在平凡的崗位上做出更大的貢獻。檔案信息化是以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，以檔案信息資料建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為平臺，以信息人才為依托，以檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障而實現(xiàn)的一種綜合體系。這對非專業(yè)的教學(xué)秘書提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，只有不斷學(xué)習(xí)新識，才能勝任工作要求。目前，教學(xué)秘書要認(rèn)識到教學(xué)檔案是隨著教學(xué)情況的復(fù)雜化而逐漸復(fù)雜的，隨著一些高科技手段在成人教育中的應(yīng)用，數(shù)量多，載體多，需要認(rèn)真研究，并取得領(lǐng)導(dǎo)的支持，才能做好檔案的收集整理工作。
　　3.2教學(xué)秘書應(yīng)及時做好檔案收集整理工作
　　收集整理是形成教學(xué)檔案的第一步工作，只有做到全面系統(tǒng)，科學(xué)把握資料的檔案價值，才能做到重要檔案不缺不漏，歸檔及時，不斷豐富檔案的數(shù)量。由于教學(xué)檔案的來源復(fù)雜多樣，有時要求教學(xué)秘書一定要跟進責(zé)任人，了解本系部新出臺的管理規(guī)章制度，并及時把成文的規(guī)章制度做成檔案，專門歸檔管理，方便使用。教學(xué)檔案的存放應(yīng)該嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)分門別類，標(biāo)注明確，借用登記明了，手續(xù)正規(guī)，并要求借閱人能同時遵守一些規(guī)章制度，和教學(xué)秘書一起做好教學(xué)檔案的管理工作。
　　3.3教學(xué)秘書應(yīng)詳細(xì)了解本單位的教學(xué)情況
　　教學(xué)秘書應(yīng)從整體中把握本單位的教學(xué)情況，包括教學(xué)改革方案的執(zhí)行情況，以更敏銳的檔案意識決定什么樣的資料是檔案資料，必須通知當(dāng)事人及時上交資料，回歸檔案管理正常流程，這是教學(xué)秘書處理自己工作的重要內(nèi)容。但實際情況是，教學(xué)秘書手里只有教學(xué)進度大綱，而很多教學(xué)秘書由于年齡大，知識結(jié)構(gòu)老化，對自己所在的系部教學(xué)情況不明了，不能及時掌握本系部的教學(xué)特點和教改進展情況，在工作中處于極大的被動狀態(tài)。所以，與時俱進，刻苦鉆研，與具體任課老師不斷溝通，了解當(dāng)前教學(xué)的實際情況，是教學(xué)秘書勝任工作的基本前提。為此，要求教學(xué)秘書必須要認(rèn)真對待教學(xué)檔案的收集整理工作，努力克服存在于任課教師身上的不注重教學(xué)檔案的各種表現(xiàn)，從而努力提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷提高對檔案工作的理解和認(rèn)識，從而真正的做好教學(xué)檔案管理工作。
　　3.4教學(xué)秘書應(yīng)加強對教學(xué)檔案的安全責(zé)任
　　對于紙質(zhì)檔案來說，安全是第一要務(wù)。檔案存放地點要安全，確保無丟失，歸檔完整，還應(yīng)注意六防，即防蟲、防水、防潮、防盜、防鼠、防火。平時應(yīng)把自己的案頭整理清理干凈，保持辦公桌的整潔。教學(xué)秘書一定要擔(dān)當(dāng)起教學(xué)檔案的保管工作，廣泛收集與教學(xué)有關(guān)的各種情報，在準(zhǔn)確了解教學(xué)情況的基礎(chǔ)上，確定教學(xué)檔案的收藏范圍，及時跟進具體負(fù)責(zé)人，從而保證教學(xué)檔案完整歸檔，合理利用，并形成收集整理、安全保存、充分利用等一條龍的服務(wù)。
　　4， 結(jié)語
　　本文通過對成人教育學(xué)院教學(xué)秘書所肩負(fù)的教學(xué)檔案的收集整理等工作的詳細(xì)介紹，說明了教學(xué)檔案管理工作是成人教育教學(xué)秘書的一項工作要求，是職業(yè)份內(nèi)的事。只有結(jié)合教學(xué)實際，充分了解當(dāng)前的教學(xué)情況以及教改進展，不斷提高自身的檔案管理意識，準(zhǔn)確判斷教學(xué)資料的檔案價值，對教學(xué)檔案實行專業(yè)化的管理，才能做好這項基本工作，為教學(xué)一線服務(wù)。