辦公自動化曾經(jīng)是國人美麗的夢想。十多年前的辦公自動化就是指辦公室能有一個會打字的女性能把領(lǐng)導(dǎo)安排的文件和報(bào)表或者是通知什么的，在計(jì)算機(jī)上打印出來，漂亮整潔的發(fā)到大家手中，要么就貼在辦公室的墻上。再后來，人們利用計(jì)算機(jī)來發(fā)工資，進(jìn)行一些比較簡單的人事、成績或檔案管理。但是，人們都知道，著并不是現(xiàn)代意義上的辦公自動化。迄今為止，辦公自動化已成為非常活躍的一個領(lǐng)域，尤其近幾年，國內(nèi)外相繼出現(xiàn)的大型辦公樓、銀行、航空站、高級賓館、港口等智能建筑，更加需要并刺激著辦公自動化的發(fā)展，其核心是“智能”性。
　　內(nèi)涵與外延
　　辦公自動化是指辦公人員利用現(xiàn)代技術(shù)的最新成果,借助先進(jìn)的辦公設(shè)備,實(shí)現(xiàn)辦公活動科學(xué)化,自動化.其目的是最大限度的提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量,改善辦公環(huán)境和條件,輔助決策,減少或避免各種差錯和弊端,縮短辦公處理周期,并用科學(xué)的管理方法,借助于各種先進(jìn)技術(shù),提高管理和決策的科學(xué)化水平,從而實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)自動化.辦公自動化除了涉及許多科學(xué)和技術(shù),還涉及人的因素,即許多管理方面的問題,因此就不可避免的與管理信息系統(tǒng)(MIS,ManagementInformationSystem),決策支持系統(tǒng)(DSS,DecisionSupportSystem)之間存在著既密切聯(lián)系,又基本獨(dú)立的關(guān)系.
　　辦公自動化帶來的好處:
　　傳統(tǒng)的辦公活動中所要處理的辦公事物有以下幾個方面：
　　1． 文件閱讀、文件批示、文件處理文件存檔等，這一類可歸納為書面信息的接受與處理。
　　2． 草擬文件、制定計(jì)劃、起草報(bào)告、編制報(bào)表、整理資料、記錄、拍照、文件打印等，這一類可歸納為樹苗信息的生成與處理。
　　3． 文件收發(fā)、保存、復(fù)制、檢索、電報(bào)、電傳、傳真等，這一類可歸納為樹苗信息的傳遞與處理。
　　4． 會議、匯報(bào)、報(bào)告、討論、命令、指示談話等，這一類可歸納為口頭信息的傳遞與處理。
　　在現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)代替了筆和紙，辦公人員能迅速的錄入，方便的修改，并打印出樣式美觀的文件，對于需要大量統(tǒng)計(jì)報(bào)表的部門，計(jì)算機(jī)中的電子報(bào)表可以減輕計(jì)算與統(tǒng)計(jì)的工作量，大大提高了速度和準(zhǔn)確率，使統(tǒng)計(jì)報(bào)表規(guī)范化，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可使各職能部門的數(shù)據(jù)互相關(guān)聯(lián)，互相共享，便于快速聯(lián)機(jī)查詢，顯著提高業(yè)務(wù)處理及分析的效率，辦公自動化系統(tǒng)能夠?qū)⒏黝惙治鰯?shù)據(jù)和預(yù)測數(shù)據(jù)發(fā)送各業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門據(jù)此分析問題，把微觀和宏觀結(jié)合起來，改變了傳統(tǒng)的定性決策方法。
　　兩種模式
　　1.事物型辦公自動化系統(tǒng)(見圖一)
　　.事物型辦公自動化系統(tǒng)是為處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。它由計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)備、基本辦公設(shè)備、簡單通信設(shè)備和處理事物的數(shù)據(jù)庫組成。
　　2.管理型辦公系統(tǒng)(見圖二)
　　管理型辦公系統(tǒng)是把事物型辦公自動化系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。管理辦公系統(tǒng)各個部門之間有較強(qiáng)的通信能力，可方便實(shí)現(xiàn)本部門微機(jī)網(wǎng)之間或者與遠(yuǎn)程網(wǎng)之間的通信，其結(jié)構(gòu)模型有3種：三級網(wǎng)絡(luò)模型、寬頻帶網(wǎng)和程控交換機(jī)通信網(wǎng)模型。
　　辦公自動化系統(tǒng)信息流管理
　　信息管理工作就是負(fù)責(zé)監(jiān)督和控制該機(jī)構(gòu)所用信息的、收集、加工、存儲、復(fù)制、分配，直到銷毀的整個過程。（見下圖）
　　圖表說明：
　　信息的載體主要有數(shù)據(jù)、文本、聲音、圖形和圖象。
　　（1）數(shù)據(jù)：一般指各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、計(jì)算數(shù)據(jù)、報(bào)表數(shù)據(jù)和各種原始數(shù)據(jù)等。
　　（2）文本：常指用各種語言文字所表示的文件公文、信件、電報(bào)和報(bào)告等。
　　（3）語音：一般指用語音形式表達(dá)的各種信息。
　　（4）圖形：常指靜態(tài)的圖形。
　　（5）圖象：一般指動態(tài)的圖形。
　　信息生成和輸入
　　信息生成和輸入是信息處理系統(tǒng)的入口點(diǎn)。輸入又分為原始輸入和非原始輸入兩大類。
　　原始輸入又可分為3大類：
　　（1） 語音輸入
　　語音輸入包括錄音和語音識別
　　以后的錄音使人和計(jì)算機(jī)之間能夠通過聲音進(jìn)行“對話”，這是一種全新的輸入方式。從符號輸入設(shè)備到語音識別設(shè)備的發(fā)展，是人機(jī)對話的新飛躍。
　　（2） 鍵盤輸入
　　（3） 圖象輸入
　　其辦法大致有兩種：一種是用光符識別技術(shù)進(jìn)行掃描，第二種是向計(jì)算機(jī)輸入縮微膠卷。
　　發(fā)展前景
　　隨著智能建筑的增多，越來越需要建立辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化自然也不能停留在原來的水平上，要不斷的向前發(fā)展。將來的辦公室一定要一改當(dāng)前我國辦公自動化水平不高的現(xiàn)狀，成為高度計(jì)算機(jī)化的綜合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，也就是說在信息周期的輸入和生成、處理和復(fù)制、存儲和檢索、傳輸和分發(fā)、存檔和銷毀等幾個階段中，都有處理具體任務(wù)的系統(tǒng)。
　　1．兩種辦公室
　　（1） 綜合辦公自動化系統(tǒng)
　　能提供一組辦公室功能的系統(tǒng)，其功能包括電子郵件、信息分發(fā)和管理功能。能操縱這種系統(tǒng)的人不只限于秘書。辦事員、秘書、管理職員、專業(yè)人員、管理干部和行政領(lǐng)導(dǎo)等一般業(yè)務(wù)人員都能操縱這種系統(tǒng)。
　　（2） 信息處理系統(tǒng)
　　它使任何層次的工作人員都能在必要的保密性范圍內(nèi)自由的訪問各種類型的數(shù)據(jù)。這種可訪問性是采用新型的接口和使用方便的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，不需打字技巧或嚴(yán)格的訓(xùn)練，使用很方便，所以將廣泛用于所有的事物環(huán)境中。
　　2．未來的輸入技術(shù)
　　（1） 聲音鑒別
　　計(jì)算機(jī)能將說話者的語音信號進(jìn)行識別，并將其轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的文字信號。
　　（2） 聲音回答
　　計(jì)算機(jī)將要回答的內(nèi)容（文本信息）合成出相應(yīng)的話音，并將其輸出給需要該信息的人。
　　（3） 語言翻譯
　　系統(tǒng)能夠?qū)⒁环N語言翻譯成另外一種語言以及把口語翻譯成文本信息。
　　（4） 光符識別技術(shù)
　　光符識別能夠?qū)⒂脩粝Ｍ�閱讀的紙上的文字進(jìn)行識別并在計(jì)算機(jī)中以文本方式存儲。
　　3．關(guān)于無紙辦公
　　首先秘書起草文件，直接由鍵盤錄入計(jì)算機(jī)，通過網(wǎng)絡(luò)傳給領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)在計(jì)算機(jī)屏幕上審查，用電子筆直接在屏幕上圈閱修改，再通過網(wǎng)絡(luò)會傳給秘書，秘書再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文字的編輯修改，直到領(lǐng)導(dǎo)滿意為止。此后，就可通過網(wǎng)絡(luò)傳給管理文件的部門做成文處理。最后通過網(wǎng)絡(luò)下發(fā)到各個單位。實(shí)現(xiàn)無紙辦公。